Matériel en location : suivre ce qui part et ce qui revient

Dans la location de matériel, événementiel, audiovisuel, BTP, réception, le vol est rarement le premier poste de perte. Ce qui coûte réellement, c'est le matériel qui revient avec trois semaines de retard sans que personne ne l'ait facturé, celui qui reste chez un client qui l'a oublié, et celui qu'on rachète parce qu'on ne sait plus où il est passé.

Le suivi ne règle pas la malhonnêteté. Il règle le flou, qui est bien plus fréquent.

Le problème réel : le flou de la rotation

Un parc de location vit sur la rotation. Chaque jour d'immobilisation non facturée est une perte sèche, et chaque unité introuvable est une location refusée.

Sans suivi, l'information de retour dépend d'une saisie humaine, souvent faite en fin de journée, parfois oubliée, jamais horodatée précisément. Sur un parc qui tourne vite, l'écart entre l'état théorique et l'état réel du stock s'installe en quelques semaines.

Un traceur donne une information factuelle et datée : parti tel jour, arrivé chez le client tel jour, reparti tel jour. Ce n'est pas de la surveillance, c'est de la comptabilité matière.

Ce que ça change à la facturation

C'est le gain le plus direct, et le plus facile à chiffrer.

Les dépassements se facturent. Un matériel loué trois jours et rendu au bout de neuf : sans donnée, la discussion est un rapport de force. Avec un historique horodaté, elle n'a pas lieu.

Les litiges se tranchent. « Nous l'avons rendu vendredi » se vérifie en dix secondes.

Les retours se constatent sans saisie. Une géofence autour du dépôt marque l'entrée. L'information existe même si personne n'a pointé le retour.

Ce que ça change à l'exploitation

Préparer la disponibilité. Savoir qu'un matériel est encore chez un client à 40 km permet d'organiser la tournée du lendemain, ou de proposer une alternative plutôt que de refuser une demande.

Mesurer le taux d'utilisation réel. Un parc de location est presque toujours surdimensionné sur certaines références et sous-dimensionné sur d'autres. L'historique le montre. C'est l'analyse qui rentabilise le plus souvent le dispositif, bien au-delà du vol évité.

Objectiver les pertes. Sur l'événementiel, du matériel disparaît réellement lors de démontages nocturnes rapides, sans mauvaise foi de personne. Savoir ce qui a quitté le site et ce qui n'est pas revenu, dès le lendemain, permet de le récupérer tant que c'est encore possible.

Quel matériel équiper

Pas tout, le calcul ne tient pas sur des références à faible valeur.

Les unités de forte valeur : un traceur autonome par unité se justifie dès quelques centaines d'euros. Le YABBY (289 € TTC) pour le matériel compact, l'OYSTER (329 € TTC) pour les équipements plus volumineux.

Les lots et les contenants : sur du matériel manipulé en caisses ou en flight-cases, équiper le contenant plutôt que chaque pièce revient bien moins cher, et donne l'essentiel de l'information.

Le petit matériel nombreux : les balises Bluetooth DOT à 44,40 € TTC permettent un inventaire au passage, à condition qu'une passerelle, un REMORA ou un GRIFFIN, soit présente au dépôt ou dans les véhicules. Le principe et ses limites sont détaillés dans notre article sur le suivi d'outils.

Les montants de cette page sont toutes taxes comprises, TVA française à 20 %. Le hors taxes correspondant figure sur chaque fiche produit.

Le réglage adapté à la location

Le matériel de location alterne entre deux états : immobile au dépôt, et immobile chez le client. Les trajets sont courts et peu nombreux.

Un suivi de trajet fin n'apporte donc rien et consomme inutilement. Le réglage adapté est une position par jour, complétée par une alerte de sortie et d'entrée de zone sur le dépôt. Vous savez où est chaque unité, vous êtes prévenu des mouvements, et l'autonomie se compte en années, ce qui compte sur du matériel manipulé par des tiers, où une intervention de maintenance est difficile à programmer.

L'estimateur d'autonomie chiffre la durée correspondant à ce réglage.

Le point juridique à ne pas négliger

Un matériel loué équipé d'un traceur doit faire l'objet d'une information du locataire. Ce n'est pas une formalité : un dispositif de localisation dissimulé sur un bien confié à un tiers, sans qu'il en soit informé, pose un vrai problème juridique.

La bonne pratique est simple : mentionner la présence du dispositif dans les conditions de location, indiquer ce qui est collecté, position du matériel, pas de la personne, et à quelle fin. Bien présenté, ce point est rarement contesté : le locataire comprend qu'il s'agit de protéger un bien de valeur, pas de le suivre lui.

Le sujet est développé dans notre article sur la géolocalisation et le RGPD.

Le modèle économique compte double ici

Sur un parc de location, un abonnement mensuel par appareil se paie même quand le matériel dort en stock : c'est-à-dire précisément quand il ne rapporte rien. En achat unique, un matériel immobilisé ne coûte rien de plus.

Sur un parc de cinquante unités suivies cinq ans, l'écart dépasse plusieurs milliers d'euros. Le détail du calcul est dans notre article sur le coût réel d'un traceur.