Géolocaliser les véhicules de ses salariés : le cadre légal

Équiper les véhicules de son entreprise d'un dispositif de suivi est parfaitement légal. Le faire sans respecter le cadre applicable expose l'employeur à des sanctions, et rend le dispositif inopposable en cas de litige : c'est-à-dire exactement l'inverse de l'effet recherché.

Cet article résume les règles applicables en France. Il ne remplace pas l'avis d'un juriste sur votre situation particulière.

Le principe : une finalité déclarée, et proportionnée

La géolocalisation d'un véhicule professionnel conduit par un salarié constitue un traitement de données personnelles : même si vous suivez un véhicule, vous suivez de fait une personne identifiable.

Deux exigences en découlent, et elles commandent tout le reste.

La finalité doit être déterminée et légitime. La CNIL admet notamment le suivi et la facturation d'une prestation de transport, la sûreté du salarié ou des marchandises, la meilleure allocation des moyens pour des prestations à des lieux dispersés, et le suivi du temps de travail lorsque ce suivi ne peut être réalisé par un autre moyen.

Le dispositif doit être proportionné. Il ne doit pas collecter plus que nécessaire à cette finalité. C'est ce principe qui interdit la surveillance permanente d'un salarié en dehors de tout objectif précis.

Ce qui est explicitement exclu

La surveillance permanente. Un dispositif dont la finalité réelle serait de contrôler en continu l'activité d'un salarié dépasse ce que le cadre autorise.

Les trajets privés. Lorsque le véhicule peut être utilisé à titre personnel, trajet domicile-travail compris, dans bien des cas, le salarié doit pouvoir désactiver la géolocalisation en dehors de son temps de travail. Concrètement, cela suppose un moyen simple de le faire, et une organisation qui ne le pénalise pas de l'utiliser.

Le suivi des représentants du personnel dans l'exercice de leur mandat. Leur activité de représentation ne doit pas pouvoir être suivie.

Le contrôle du respect des limitations de vitesse comme finalité en tant que telle.

Les obligations avant la mise en service

Quatre étapes, à faire avant d'activer quoi que ce soit.

Informer individuellement chaque salarié concerné. Par écrit, avec le détail : finalité du dispositif, catégories de données collectées, durée de conservation, destinataires, droits d'accès et d'opposition, et modalités de désactivation hors temps de travail.

Consulter les représentants du personnel, le CSE, quand l'entreprise en dispose. Cette consultation intervient avant la décision de mise en œuvre, pas après.

Inscrire le traitement au registre. Le registre des activités de traitement est obligatoire, et ce traitement doit y figurer.

Évaluer la nécessité d'une analyse d'impact. Un suivi systématique de personnes peut relever des traitements pour lesquels une analyse d'impact relative à la protection des données est requise. À examiner selon l'ampleur du dispositif.

Les durées de conservation

Les données de position ne se conservent pas indéfiniment. Les recommandations de la CNIL retiennent des durées courtes pour les données de localisation liées au suivi d'activité, de l'ordre de deux mois pour les besoins de suivi courant.

Des durées plus longues peuvent se justifier pour d'autres finalités : la preuve d'une prestation réalisée, ou le respect d'obligations légales de conservation. Elles doivent alors être documentées et rattachées à la finalité qui les justifie.

Le point pratique : décidez d'une durée, écrivez-la, et faites en sorte que le système la respecte réellement. Un historique conservé « au cas où » sans base définie est une non-conformité.

Ce qui se passe si le cadre n'est pas respecté

Deux risques, de nature différente.

Le risque de sanction. La CNIL peut prononcer des mises en demeure et des sanctions financières. Les manquements les plus fréquents dans ce domaine sont l'absence d'information des salariés et l'absence de possibilité de désactivation.

Le risque d'inopposabilité. Une preuve obtenue par un dispositif illicite peut être écartée. Un employeur qui voudrait s'appuyer sur des relevés de géolocalisation dans un contentieux prud'homal, sans avoir respecté les obligations préalables, risque de se voir opposer l'irrecevabilité, le dispositif se retourne alors contre celui qui l'a installé.

Ce que ça implique pour votre déploiement

Trois décisions pratiques.

Suivre le véhicule, pas la personne. Nommez vos équipements par immatriculation ou numéro de parc, jamais par nom de conducteur. C'est cohérent avec la finalité déclarée, et cela limite mécaniquement la portée du traitement.

Limiter les accès. Tout le monde n'a pas à voir la position de tous les véhicules. Une gestion fine des droits est un élément de proportionnalité, pas un confort : voir notre article sur la gestion des accès.

Régler la fréquence au strict nécessaire. Un relevé toutes les trente secondes est difficile à justifier au regard d'une finalité de bonne allocation des moyens. Une fréquence modérée est à la fois plus conforme et meilleure pour l'autonomie.

Le cas du matériel sans conducteur

Une remorque dételée, un conteneur, un engin sur un chantier fermé ne sont pas conduits par une personne identifiable. Le traitement de données personnelles est alors bien plus limité, voire inexistant.

Cela ne dispense pas de tenir son registre, mais les obligations liées à la surveillance des salariés ne s'appliquent pas de la même façon. C'est une raison de plus pour distinguer clairement, dans votre parc, ce qui suit un véhicule conduit et ce qui suit un équipement.

Notre article sur la géolocalisation et le RGPD traite le cadre général au-delà du cas des salariés.